KGSt®-Aktenplan 2020. Begleitbericht.

Abstract

Eine einheitliche und strukturierte Ablage gewinnt durch die Digitalisierung an Bedeutung. Gerade die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) ist dabei ein zentraler Treiber. Der produktorientierte Aktenplan der KGSt hat sich in den letzten Jahren in der kommunalen Welt etabliert. Das liegt insbesondere an seiner Analogie zum KGSt- bzw. örtlichen Produktplan. Auf der Grundlage der praktischen Erfahrungen, die KGSt-Mitglieder gesammelt haben, wurde der KGSt-Aktenplan jetzt weiterentwickelt und noch stärker mit dem KGSt-Prozesskatalog verzahnt. Was ist neu im Vergleich zum KGSt"-Aktenplan aus 2015? (1) Die Aktenbetreffe wurden auf Basis des KGSt-Prozesskatalogs überarbeitet. Die fachneutralen Angelegenheiten wurden inhaltlich und strukturell neu ausgerichtet. (2) Aufbewahrungsfristen wurden ergänzt. (3) Empfehlungen zum ersetzenden Scannen wurden integriert. (4) Alternativen aus der Praxis wurden aufgenommen. Bis auf die inhaltliche Neuausrichtung der fachneutralen Angelegenheiten sind die im KGSt-Bericht 7/2015: „Kommunales Aktenmanagement: Produktorientierte Ablagesystematik" ausgesprochenen Empfehlungen nach wie vor aktuell. Die KGSt empfiehlt ihren Mitgliedern, diesen Bericht unbedingt heranzuziehen.