Dokumente erfolgreich managen. Trends und Einführungsempfehlungen.

Abstract

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis zum 31. Dezember 2022 alle Verwaltungsleistungen flächendeckend über Online-Verwaltungsportale anzubieten. Ein positiver Effekt für Bürger und Verwaltung ist aber nur dann zu erwarten, wenn Dienstleistungen, die online beantragt wurden, auch digital innerhalb der Verwaltung weiterverarbeitet werden. Die Einführung eines Dokumentenmanagements ist dafür eine zentrale Komponente. Der erste Teil des Berichts zeigt die vielfältigen Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen (DMS): Dokumentenorientierte Prozesse können optimiert und medienbruchfrei gestaltet werden; Mitarbeiter und Führungskräfte können schnell und benutzerfreundlich auf Dokumente und Akten zugreifen; Dokumente stehen orts-, personen- und organisationsunabhängig zur Verfügung. Workflows können gemeinsam bearbeitet werden; Compliance-Anforderungen werden unterstützt; Effizienzgewinne können realisiert werden. Im zweiten Teil steht die Projektorganisation im Vordergrund: Welches sind die Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines DMS, wie sieht ein Maßnahmenplan aus, wie können Pilotbereiche oder eine geeignete Software ausgewählt werden? Der Bericht unterstützt das örtliche Einführungs- bzw. Optimierungsprojekt mit nützlichen Werkzeugen. Praxisbeispiele machen die positiven Effekte eines Dokumentenmanagements lebendig. In sogenannten "Trendfenstern" werden aktuelle Entwicklungen im Dokumentenmanagement dargestellt, z. B. die Nutzung künstlicher Intelligenz oder die Unterstützung der EU-DSGVO.