Compliance im Beschaffungswesen.

Abstract

Die Haftung für Compliance-Verstöße im Rahmen der Beschaffung trifft in erster Linie den öffentlichen Auftraggeber selbst. Er kann den individuell handelnden Einkäufer, aber auch Leitungsorgane (jeweils als Beamte oder Angestellte des öffentlichen Dienstes) im Regelfall nur für vorsätzliche oder grob fahrlässige Rechtsverstöße im Innenverhältnis in Regress nehmen. Eine allgemeine Sorgfaltspflicht der Leitungsorgane eines öffentlichen Auftraggebers zur Errichtung eines Compliance-Management-Systems ist nach aktueller Rechtslage zu verneinen. Allerdings kann durch die Einzelfallumstände wie die Größe des Unternehmens, die Vielfalt und Bedeutung der jeweils einzuhaltenden Vorschriften sowie die Existenz früherer Unregelmäßigkeiten und Fälle von Non-Compliance eine Sorgfaltspflicht des Leitungsorgans begründet sein, konkrete Compliance-Maßnahmen zu ergreifen. Die Investition in ein CMS ist ratsam. Für die Organisation von Beschaffungscompliance bieten sich eine Vielzahl von Instrumenten anwie z.B. die Erstellung eines Pflichtenheftes nach Status-quo-Analyse, eines Regelwerkes zur Beschaffungsorganisation, eines Verhaltenskodex und einer Richtlinie zum Umgang mit Einladungen, Geschenken, Spenden und Sponsoring (Korruptionsprävention und -bekämpfung), die Einrichtung einer Whistle-Blower-Hotline oder einer Ombudsmann-Position, regelmäßige Schulungen, die Unterstützung der Compliance durch IT-Systeme, die die notwendige Transparenz und Dokumentation leisten und die Compliance-Bestrebungen unter vielen weiteren Gesichtspunkten nachhaltig unterstützen können, die Dokumentation der Compliance-Maßnahmen, ihre Wirksamkeitsprüfung und Zertifizierung sowie schließlich die Nutzung ihrer Marketingfunktion über die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Auftraggebers.