Leitfaden elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung. Grundlagen, Umsetzungsempfehlungen, Best Practices.

Abstract

Durch die Verabschiedung der EU-Richtlinie müssen die Verwaltungen in den kommenden Jahren elektronische Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten. Analysen zeigen jedoch, dass aktuell bei ca. 95 Prozent der Verwaltungen immer noch ein papierbasierter Workflow, der kein Rechnungseingangsbuch enthält, sowie ein Papierarchiv Verwendung finden. Um Kostenvorteile zu nutzen, aber auch den Bürokratieabbau zu fördern, ist eine konsequente Umsetzung und Einführung eines durchgängigen elektronischen Prozesses (vom Rechnungseingang, über die Freigabe zur Zahlung und Archivierung) unumgänglich. Durch die vom Bundesministerium des Innern und des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie und den führenden Verbänden vorangetriebenen Initiativen im Rahmen des Forums elektronische Rechnung ist Deutschland auf die Forderungen der EU-Kommission vorbereitet. Nun gilt es, die öffentliche Verwaltung "E-Invoice ready" zu machen. Dies setzt einen zentralen elektronischen Rechnungseingang mit Rechnungseingangsbuch, einen Freigabeworkflow und ein elektronisches Archiv voraus. Hierfür gibt es je nach Einrichtung verschiedene Varianten der Ausgestaltung. Es wird deutlich, dass es grundsätzlich zwei Auswahlprozesse für die Entscheider in der öffentlichen Verwaltung gibt. Dies sind zum einen die Auswahl zur Verbesserung der internen Geschäftsprozesse und zum anderen die Auswahl der Lösung zum elektronischen Rechnungsaustausch. Neben dem eingeführten Datenstandard ZUGFeRD gilt es nun Prozessstandards zu etablieren. Hierzu werden im Rahmen dieses Beitrages entsprechende Denkanstöße geliefert.