Ersetzendes Scannen. Praxisleitfaden für Kommunen.

Abstract

Ohne elektronische Akten und elektronische Vorgangsbearbeitung ist eine konsequente Verwaltungsmodernisierung nicht möglich. In der Praxis bestehen jedoch erhebliche Unsicherheiten, wie Papieroriginale nach dem heutigen Stand der Technik rechtskonform in elektronische Dokumente überführt werden können. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine Technische Richtlinie zum ersetzenden Scannen (TR RESISCAN) herausgegeben. Sie benennt sicherheitsrelevante Maßnahmen, die beim (rechtskonformen) ersetzenden Scannen zu gewährleisten sind. Basis für das beweiswerterhaltende Scannen ist eine Verfahrensbeschreibung für den Prozess des ersetzenden Scannens und die Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse für die zu scannenden Papieroriginale. Der Leitfaden greift drei wesentliche Aspekte für die Einführung des ersetzenden Scannens speziell durch Kommunalverwaltungen auf: Der technischen Umsetzung muss ein entsprechender Entscheidungsprozess vorgeschaltet werden. Es stellen sich u. a. folgende Fragen: Kann das Dokument überhaupt ersetzend gescannt werden, welcher fachliche Schutzbedarf besteht und welche Scanstrategie ergibt sich daraus? Darüber hinaus hat die KGSt eine exemplarische Schutzbedarfsanalyse für kommunale Dokumente erarbeitet. Unter Federführung der Vitako wurde eine "Musterverfahrensbeschreibung" für typische kommunale Scan-Szenarien entwickelt. Die Musterverfahrensbeschreibung ist als Anhang beigefügt.