Aufbewahrungsfristen für Kommunalverwaltungen.

Abstract

Der KGSt-Bericht schreibt die Empfehlungen zu den Aufbewahrungsfristen fort (die letzte Fassung stammt aus dem Jahre 1997). Ausgehend von den gebotenen Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen werden darin u. a. Möglichkeiten und Grenzen des Zusammenwirkens zwischen den aktenführenden Organisationseinheiten einerseits und dem Kommunalarchiv andererseits beschrieben. In der Praxis bedeutet dies, dass die dauernde Aufbewahrung nicht Aufgabe von Registraturen und Sachbearbeitungsablagen ist, sondern den Archiven obliegt, denn spätestens nach 30 Jahren sind sämtliche Unterlagen gemäß Landesarchivgesetzen dem Archiv anzubieten. Zusätzlich wird empfohlen, auch mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung, laufend im Zusammenwirken mit dem Archiv das Schriftgut für den weiteren Umgang zu bewerten. Im Abschnitt 3 gibt es detaillierte Hinweise zu den gesammelten Stichwörtern, den Aufbewahrungsfristen und zusätzliche Bemerkungen und Hinweise. Im Anhang befindet sich die Tabelle mit den aktualisierten Aufbewahrungsfristen. Dabei gilt nach wie vor, dass die Fristen empfehlenden Charakter haben und die Verwaltungen vor Ort dafür verantwortlich sind, welche Aufbewahrungsfrist im Einzelfall festgelegt wird, wenn es keine normativen Vorgaben gibt (was die Regel ist). (Um die Nutzung der Tabelle mit allen Aufbewahrungsfristen in der kommunalen Praxis zu erleichtern, ist die Tabelle als Excel-Datei unter der KIKOS-Kennung 20060803B0010 eingestellt worden und kann von dort aus heruntergeladen werden). difu