Studie "Digitales Schriftgutmanagement".

Abstract

Postbearbeitung (und die Behandlung von Schriftgut generell) ist in der Kommunalverwaltung Massengeschäft und in der Gesamtbetrachtung häufig zeit- und kostenaufwändig. Die Bearbeitung durch die Poststelle vom Posteingang bis zur fachlich zuständigen Organisationseinheit umfasst zahlreiche Teilprozesse. In der jeweiligen Facheinheit schließen sich wiederum bis zu sieben weitere Teilprozesse an. Vor diesem Hintergrund lohnt es sich, folgende Fragen zu stellen: Ist die Einführung eines "Digitalen Schriftgutmanagements" (DSM) wirtschaftlich? Welche Rolle spielt dabei die Optimierung interner Prozesse und die Einbettung in eine elektronische Vorgangsbearbeitung? Welche nachhaltigen wirtschaftlichen Effekte können durch eine integrierte Umsetzung von DSM und E-Government erzielt werden? Die Studie, die einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt und Prozesse in Verwaltungen in ihrer Gesamtheit betrachtet - d. h. vom Informationseingang über die fachlich inhaltliche Bearbeitung bis zum Informationsausgang, gibt beeindruckende Antworten. Die Potenzialanalyse identifiziert Umsetzungsmöglichkeiten und Optimierungspotenziale des DSM in kommunalen Verwaltungen. Die Untersuchung basiert auf einer Kosten-Nutzen-Analyse für das DSM, auf einer Wirtschaftlichkeitsberechung für ein Outsourcing der Postbearbeitung sowie einer Analyse der Wirkungen von DSM auf die elektronische Vorgangsbearbeitung. Um den Wirkungsgrad für das DSM bestimmen zu können, wurden in der Untersuchung vier Szenarien definiert und verglichen: 1: nur digitaler Posteingang; 2: nur digitaler Postausgang; 3: digitaler Posteingang und Postausgang ohne Integration der Fachprozesse; 4: digitaler Posteingang und Informationsausgang mit Integration der Fachprozesse (DSM).