Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument.

Abstract

Ausgelöst durch die nahezu flächendeckende Unterstützung der Arbeitsplätze mit Informationstechnik kommt es in den Kommunen zwangsläufig dazu, dass Papier als Informationsträger mit den (flüchtigen) Informationen in Form digitaler Dokumente konkurriert. Dies wirft wachsende Probleme bei der Schriftgutverwaltung auf. Davon ausgehend schlägt der Bericht den Bogen von der tradierten Schriftgutverwaltung auf Papier hin zum Dokumentenmanagement mit Langzeitarchivierung, nennt die Anforderungen, die nach wie vor Bestand haben, aber auch die Veränderungen, und zeigt vor diesem Hintergrund zwei prinzipiell unterschiedliche Vorgehensweisen auf. Der Weg zum digitalen Dokument teilt sich. Die eine Richtung beschreibt eine eher behutsame Modernisierung der Schriftgutverwaltung hin zu einem Dokumentenmanagement unter Berücksichtigung der bestehenden Arbeitsabläufe. Die andere Richtung folgt der tiefergreifenden Idee, zunächst die Arbeitsabläufe im Sinne einer Geschäftsprozessoptimierung zu analysieren, sie gegebenenfalls zu verbessern und dies mit der Einführung eines Dokumentenmanagements zu koppeln. Abhängig von den örtlichen Gegebenheiten scheint es sinnvoll, aus den verschiedenen Empfehlungen dieses Berichtes die jeweils geeignete aufzugreifen, sie auszuprobieren und weiterzuentwickeln. difu