Kommunales Aktenmanagement: Produktorientierte Ablagesystematik. Mit Downloadmöglichkeit des KGSt®-Aktenplans (inkl. Aufbewahrungsfristen).

Abstract

Die Bedeutung eines Aktenplans steigt, wenn mehrere Personen arbeitsteilig einen Vorgang bearbeiten (z. B. in Projekten), Dokumente auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch gefunden und genutzt werden müssen oder wenn elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) eingeführt werden. Der KGSt-Aktenplan wurde zuletzt 2003 aktualisiert. Bis dahin war die Aufgabe die Grundlage des KGSt-Aktenplans. Ausgelöst durch das Konzept der KGSt einer ergebnis- und wirkungsorientierten Steuerung und die daraus folgenden haushaltsrechtlichen Vorgaben der Bundesländer zur Erstellung von produktorientierten kommunalen Haushalten wurde die Aufgabe in vielen Kommunen vom Produkt abgelöst. Die Aufgabe als Auftragsgrundlage ordnet sich nun der Produktsystematik unter. Die KGSt hat in diesem Zusammenhang im Jahr 2011 eine Produkt- und Aufgabendatenbank aufgebaut. Grundlage dafür war der von der Innenministerkonferenz verabschiedete und für die Bundesländer auf Produktbereichsebene verbindliche Produktrahmenplan (IMK-Rahmenplan). In der Konsequenz wurde auch der KGSt-Aktenplan überarbeitet. Er rückt jetzt ebenfalls das Produkt in den Mittelpunkt und orientiert sich bis zum Produktbereich an der verbindlichen Systematik der Innenministerkonferenz. Diese Kongruenz zwischen Produktplan, Haushaltsplan und Aktenplan erhöht die örtliche Akzeptanz und den Wiedererkennungswert. Neben den 15 Aktenbereichen für die Fachaufgaben (Sachakten) enthält der aktualisierte KGSt-Aktenplan weiterhin unter der Ziffer 0 die "Fachneutralen Aufgaben". Um den Steuerungsbedürfnissen der Führung Rechnung zu tragen, wurde darüber hinaus der Aktenbereich 10 "Leitung und Führung der Verwaltung" eingeführt. Unterhalb der Aktenbereiche orientiert sich der Aktenplan unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen der Vorgangsbearbeitung am Produktplan der KGSt. Darüber hinaus enthält der Aktenplan Aufbewahrungsfristen. Diese wurden den jeweiligen Aktengruppen bzw. -betreffen zugeordnet. Der KGSt-Aktenplan einschließlich der Aufbewahrungsfristen kann als Excel-Tabelle im KGSt-Portal heruntergeladen werden. Der Bericht beschreibt: warum ein Aktenplan in einer Kommune unverzichtbar ist, den Aufbau des produktorientierten KGSt-Aktenplans, die Aktualisierungen im Vergleich zum aufgabenorientierten Aktenplan, und gibt Empfehlungen für dessen Einführung.